Ein Barcamp in einem altehrwürdigen Unternehmen, (wie) geht das?

Am 18.4.2012 organisierte die Social Media Managerin Beatrix Gutmann für Ihren Arbeitgeber, die WVW/ORA Anzeigenblätter  ein internes Barcamp. In ihrem nachstehenden Erfahrungsbericht erklärt Beatrix beispielsweise, wie sie es geschafft hat, den BarCamp unerfahrenen und anfangs recht skeptischen Teilnehmern die Scheu vor der Veranstaltung zu nehmen, welche Rolle dabei Social Media spielte und wie sie die Veranstaltung im Nachhinein bewertet. „Der Verlag besteht seit über 30 Jahren, einige Mitarbeiter sind seit über 20 Jahren tätig. Seit zwei Jahren gibt es eine Online-Community, den Lokalkompass. Analog zu den Ausgaben der Anzeigenblätter, werden auf dem Portal hyperlokale Communities gebildet. Die rund 20.000 Bürgerreporter verorten sich in „ihrer“ Stadt und berichten somit aus der Umgebung, in der sie zuhause sind. Selbstverständlich geht der Austausch inzwischen über diese Grenzen hinaus, bis hin zu zahlreichen persönlichen Treffen. Jeder Stadt/Region ist ein Anzeigenblatttitel zugeordnet, der wiederum von Redakteuren vor Ort betreut wird. Diese Redakteure wurden beauftragt, die sublokale Online Community zu betreuen, z.B. die Dortmunder Redakteure betreuen die Online-Communtiy in Dortmund. Somit war jeder Redakteur, der bis dahin nur das Print-Geschäft kannte, gleichzeitig Community-Manager. Die Unsicherheiten waren gross und die Aufgabe, eigenen Content auch Online zu stellen, kam einfach mal so dazu. Dass sich die Begeisterung in Grenzen hält ist selbsterklärend, zumal die dezentrale Struktur schlecht steuerbar ist. Seit Oktober 2011 bin ich für die Social Media und Community Aktivitäten des Verlages verantwortlich und habe die Problematik erkannt. Über einen Redaktionsplan und viele Mails habe ich versucht eine Kommunikation zu schaffen, die die Kollegen verbindet. Viele kennen sich ja nicht einmal, weil sie in unterschiedlichen Städten agieren. Aufgrund dieser Tatsache fand ich die Idee, ein internes Barcamp zu veranstalten die ideale Lösung: – Die Kollegen lernen sich kennen – Problematiken können angesprochen und idealerweise im Team gelöst werden -Die „Konferenz“ ist selbst bestimmt und jeder ist Teilnehmer –Lösungsansätze und gegenseitige Hilfestellung ergeben sich im Idealfall Keiner im Unternehmen kannte ein BarCamp und den Ablauf eines solchen. Um rechtzeitig alle mitzunehmen und die Scheu vor der Veranstaltung zu nehmen, habe ich einen Blog eingerichtet: In diesem Blog wurde haarklein erklärt, wie ein BarCamp funktioniert, was eine Session bedeutet und wie sich das Camp selbst organisiert. Per Mail habe ich immer wieder auf Neueinträge hingewiesen und die Kollegen aufgefordert, ihre Sessionvorschläge im Vorfeld zu unterbreiten, damit sich wiederum andere damit anfreunden können. Ausserdem habe ich eine interne Facebook-Gruppe gegründet, in der ich zusätzlich die Blogbeiträge verbreitet habe, hier kam es auch zu einigen Diskussion. Wir haben als Veranstaltungsort das Unperfekthaus in Essen gewählt, das Barcamperfahren ist. Zusätzlich konnte ich als externen Moderator Stefan Evertz  gewinnen, der mit seiner ausgeglichenen, routinierten Art zusätzlich für Sicherheit sorgte. Am Tag der Veranstaltung haben erst einmal alle gefrühstückt oder einen Kaffee getrunken, danach hat Stefan kurz erklärt, wie der Tag verläuft und was zu beachten ist. Jeder sollte drei Tags (Anm.: Stichworte) parat haben. Die Vorstellungsrunde hat die Atmosphäre erheblich aufgelockert, besonders wenn immer wieder das gleiche Tag die Runde machte. (Fußball) Die Timeslots zu besetzen machte keine Mühe, es gab ausreichend Themen und Gesprächsbedarf. Wir haben nur bis zur Mittagspause geplant und danach gabs die zweite Planung für den Nachmittag. Die Kollegen machten sich mit Eifer an die Sache und auch in der Mittagspause gab es viele Diskussionen und anregende Gespräche. Nach dem Essen gings in die zweite Runde und dann bis 18 Uhr. Auch hier gabs keine Lücken. Am Ende des Tages waren alle ziemlich mitgenommen, aber inspiriert. Ich habe nur positive Reaktionen und Stimmen bekommen. Der Austausch mit den Kollegen, die freie Themenwahl und die Freiheit sich auch mal ausklinken zu dürfen hat für Begeisterung gesorgt. Nicht nur die Mitarbeiter waren sehr beeindruckt, auch die Geschäftsführung hat das Camp als vollen Erfolg angesehen. Die meisten haben zugegeben, dass sie sehr skeptisch und wenig motiviert an die Sache herangegangen sind. Alle haben das Gefühl revidiert. Die Veranstaltung zahlt auf unsere Unternehmenswerte ein wie: Mitarbeiterbildung und -förderung oder auch Loylität und Respekt füreinander. Dem Wunsch, das Blog weiterhin zu betreiben, bin ich nachgekommen. Hier finden sich alle Dokumente zu den Session und weitere Unterlagen, die das „Onlinern“ erleichtern sollen. Fazit: Viel Motivation und das Gefühl, dass man ernst genommen wird stehen im Vordergrund. Ich bin sicher, das ist nicht das letzte Camp. Viele Grüße Bea“ Vielen Dank Beatrix